Wie man alle Ordner in Outlook durchsucht

Outlook ist wahrscheinlich das einzige Programm, das Sie den ganzen Tag über auf Ihrem Desktop geöffnet haben und ausführen, während Sie arbeiten. Sie brauchen es ständig, und Sie müssen in der Lage sein, Dinge schnell und einfach mit der Outlook-Suche zu finden. Aber die Outlook-Suche ist eine der Funktionen in Outlook, die Ihnen hin und wieder Kopfschmerzen bereiten kann.

Dies gilt vor allem, wenn Sie viele E-Mails erhalten und häufig Suchen durchführen müssen. Wenn Sie mehrere Ordner in Ihrem Outlook haben, kann die Suche nach einem Element oder einer Nachricht viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei der Verwendung der Outlook-Suche werden Sie unweigerlich auf ein Problem stoßen. Gibt es also etwas, was man tun kann, um die Outlook-Suche ein wenig einfacher zu machen?

Die Lösung? Erstellen Sie einen Outlook-Suchordner, mit dem Sie alle Ihre E-Mails in einem einfachen Schritt durchsuchen können. Ein Outlook-Suchordner fasst die Dinge, die Sie suchen müssen, an einem Ort zusammen, so dass Sie schneller suchen können und Ihr Arbeitsablauf einfacher wird. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihren Outlook-Suchordner erstellen und wie Sie sicherstellen, dass alle Ihre E-Mails durchsucht werden.

Outlook-Suchordner für alle E-Mails

Der Grund für die Erstellung dieses Ordners ist der schnelle Zugriff auf alle Ihre E-Mails aus jedem beliebigen Ordner und auch von einem bestimmten Datum. Sobald Sie den „All Mail Search Folder“ erstellt haben, können Sie ihn in Ihre Favoriten verschieben. So können Sie mit nur einem Klick schnell darauf zugreifen.

Auch wenn dies die Suche erleichtert, sollten Sie beachten, dass damit keine archivierten .PST-Dateien durchsucht werden. Mit diesem Ordner können Sie alle Ihre neuesten E-Mails und Elemente durchsuchen und genau das finden, was Sie brauchen, ohne die indizierte Outlook-Suche verwenden zu müssen.

Erstellen eines Ordners für die Suche nach allen E-Mails in Outlook
Um einen neuen Suchordner zu erstellen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie in der Ordner-Navigationsliste mit der rechten Maustaste auf die Überschrift „Suchordner“ und wählen Sie dann „Neuer Suchordner“.

Outlook-Suchordner Benutzerdefinierten Ordner erstellen

Scrollen Sie zum unteren Rand des Fensters und doppelklicken Sie auf die Stelle, an der „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ steht.

Outlook-Suchordnername

Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit dem Namen „Benutzerdefinierter Suchordner“. Geben Sie „All Mail Search Folder“ in das Feld Name ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen…

Outlook-Suchordner erstellen Alle Ordner durchsuchen

Wählen Sie nun aus, welche Ordner Sie in den Ordner „Alle Mails durchsuchen“ aufnehmen möchten. Deaktivieren Sie das erste Element, und markieren Sie dann alle Ordner, in denen Sie Ihre wichtigsten E-Mails speichern. Dies sind wahrscheinlich der Posteingang, der Ordner „Gesendete Objekte“ und alle anderen Ordner, die Sie in die globale Suche einbeziehen möchten. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Kästchen Unterordner durchsuchen am unteren Rand abgehakt haben. Klicken Sie nun auf OK.

Fehler bei der Outlook-Ordnersuche

Klicken Sie auf OK. Es wird ein Feld angezeigt, das besagt, dass Sie keine Kriterien angegeben haben. Klicken Sie bei dieser Fehlermeldung einfach auf Ja, da Sie keine Kriterien für diese Suche erstellen möchten.

Outlook-Suchordner vollständig

Klicken Sie nun erneut auf OK und Sie sollten nun den Ordner All Mail Search in der Suchordnerliste sehen.

Klicken Sie nun auf den neuen Outlook-Suchordner, da es eine Weile dauern kann, bis er sich öffnet, je nachdem, wie viele E-Mails und Dateien sich darin befinden. Aber keine Sorge, das passiert nur einmal, nämlich beim ersten Versuch, den Ordner zu öffnen. Sobald Sie drin sind, sollten Sie den Ordner nach Datum ordnen, damit Sie neuere E-Mails schnell und einfach finden können. Mit diesem neuen Suchordner wird das Auffinden von Nachrichten in Outlook sehr viel einfacher!

Klicken Sie hier, wenn Sie einen Outlook-Suchordner mit spezifischeren Suchkriterien erstellen möchten.

Standardmäßige Suche in allen Ordnern in Outlook 2010 und 2013

Wenn Sie Outlook 2010 oder 2013 verwenden, können Sie Outlook so einrichten, dass die Elemente in allen Ordnern standardmäßig durchsucht werden. Führen Sie einfach ein paar kurze Schritte aus.

Klicken Sie in Outlook auf Datei und dann auf Optionen.

Klicken Sie nun im Fenster Outlook-Optionen auf der linken Seite auf Suchen. Wählen Sie dann unter dem Abschnitt Ergebnis, der im Hauptfenster angezeigt wird, die Option Alle Postfächer.

Klicken Sie auf OK. Sie werden nun standardmäßig alle Ordner in Outlook 2010 und 2013 durchsuchen.

Alle Ordner standardmäßig durchsuchen Outlook 2007

Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook 2007 standardmäßig alle Ordner durchsuchen können. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf Extras und navigieren Sie dann zu Optionen.
Klicken Sie in den Optionen auf die Schaltfläche Suchoptionen, die sich auf der Registerkarte Voreinstellungen befindet.
Gehen Sie in den Suchoptionen zu der Stelle, an der Instant Search Pane steht, und wählen Sie die Option Alle Ordner aus, und klicken Sie dann auf OK.
Damit kehren Sie zum Fenster Optionen zurück. Klicken Sie erneut auf OK, um alle Einstellungen zu beenden.
Jetzt können Sie in Outlook 2007 automatisch in allen Ordnern suchen.

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