Wie man alle Ordner in Outlook durchsucht

Outlook ist wahrscheinlich das einzige Programm, das Sie den ganzen Tag über auf Ihrem Desktop geöffnet haben und ausführen, während Sie arbeiten. Sie brauchen es ständig, und Sie müssen in der Lage sein, Dinge schnell und einfach mit der Outlook-Suche zu finden. Aber die Outlook-Suche ist eine der Funktionen in Outlook, die Ihnen hin und wieder Kopfschmerzen bereiten kann.

Dies gilt vor allem, wenn Sie viele E-Mails erhalten und häufig Suchen durchführen müssen. Wenn Sie mehrere Ordner in Ihrem Outlook haben, kann die Suche nach einem Element oder einer Nachricht viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei der Verwendung der Outlook-Suche werden Sie unweigerlich auf ein Problem stoßen. Gibt es also etwas, was man tun kann, um die Outlook-Suche ein wenig einfacher zu machen?

Die Lösung? Erstellen Sie einen Outlook-Suchordner, mit dem Sie alle Ihre E-Mails in einem einfachen Schritt durchsuchen können. Ein Outlook-Suchordner fasst die Dinge, die Sie suchen müssen, an einem Ort zusammen, so dass Sie schneller suchen können und Ihr Arbeitsablauf einfacher wird. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihren Outlook-Suchordner erstellen und wie Sie sicherstellen, dass alle Ihre E-Mails durchsucht werden.

Outlook-Suchordner für alle E-Mails

Der Grund für die Erstellung dieses Ordners ist der schnelle Zugriff auf alle Ihre E-Mails aus jedem beliebigen Ordner und auch von einem bestimmten Datum. Sobald Sie den „All Mail Search Folder“ erstellt haben, können Sie ihn in Ihre Favoriten verschieben. So können Sie mit nur einem Klick schnell darauf zugreifen.

Auch wenn dies die Suche erleichtert, sollten Sie beachten, dass damit keine archivierten .PST-Dateien durchsucht werden. Mit diesem Ordner können Sie alle Ihre neuesten E-Mails und Elemente durchsuchen und genau das finden, was Sie brauchen, ohne die indizierte Outlook-Suche verwenden zu müssen.

Erstellen eines Ordners für die Suche nach allen E-Mails in Outlook
Um einen neuen Suchordner zu erstellen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie in der Ordner-Navigationsliste mit der rechten Maustaste auf die Überschrift „Suchordner“ und wählen Sie dann „Neuer Suchordner“.

Outlook-Suchordner Benutzerdefinierten Ordner erstellen

Scrollen Sie zum unteren Rand des Fensters und doppelklicken Sie auf die Stelle, an der „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ steht.

Outlook-Suchordnername

Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit dem Namen „Benutzerdefinierter Suchordner“. Geben Sie „All Mail Search Folder“ in das Feld Name ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen…

Outlook-Suchordner erstellen Alle Ordner durchsuchen

Wählen Sie nun aus, welche Ordner Sie in den Ordner „Alle Mails durchsuchen“ aufnehmen möchten. Deaktivieren Sie das erste Element, und markieren Sie dann alle Ordner, in denen Sie Ihre wichtigsten E-Mails speichern. Dies sind wahrscheinlich der Posteingang, der Ordner „Gesendete Objekte“ und alle anderen Ordner, die Sie in die globale Suche einbeziehen möchten. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Kästchen Unterordner durchsuchen am unteren Rand abgehakt haben. Klicken Sie nun auf OK.

Fehler bei der Outlook-Ordnersuche

Klicken Sie auf OK. Es wird ein Feld angezeigt, das besagt, dass Sie keine Kriterien angegeben haben. Klicken Sie bei dieser Fehlermeldung einfach auf Ja, da Sie keine Kriterien für diese Suche erstellen möchten.

Outlook-Suchordner vollständig

Klicken Sie nun erneut auf OK und Sie sollten nun den Ordner All Mail Search in der Suchordnerliste sehen.

Klicken Sie nun auf den neuen Outlook-Suchordner, da es eine Weile dauern kann, bis er sich öffnet, je nachdem, wie viele E-Mails und Dateien sich darin befinden. Aber keine Sorge, das passiert nur einmal, nämlich beim ersten Versuch, den Ordner zu öffnen. Sobald Sie drin sind, sollten Sie den Ordner nach Datum ordnen, damit Sie neuere E-Mails schnell und einfach finden können. Mit diesem neuen Suchordner wird das Auffinden von Nachrichten in Outlook sehr viel einfacher!

Klicken Sie hier, wenn Sie einen Outlook-Suchordner mit spezifischeren Suchkriterien erstellen möchten.

Standardmäßige Suche in allen Ordnern in Outlook 2010 und 2013

Wenn Sie Outlook 2010 oder 2013 verwenden, können Sie Outlook so einrichten, dass die Elemente in allen Ordnern standardmäßig durchsucht werden. Führen Sie einfach ein paar kurze Schritte aus.

Klicken Sie in Outlook auf Datei und dann auf Optionen.

Klicken Sie nun im Fenster Outlook-Optionen auf der linken Seite auf Suchen. Wählen Sie dann unter dem Abschnitt Ergebnis, der im Hauptfenster angezeigt wird, die Option Alle Postfächer.

Klicken Sie auf OK. Sie werden nun standardmäßig alle Ordner in Outlook 2010 und 2013 durchsuchen.

Alle Ordner standardmäßig durchsuchen Outlook 2007

Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook 2007 standardmäßig alle Ordner durchsuchen können. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf Extras und navigieren Sie dann zu Optionen.
Klicken Sie in den Optionen auf die Schaltfläche Suchoptionen, die sich auf der Registerkarte Voreinstellungen befindet.
Gehen Sie in den Suchoptionen zu der Stelle, an der Instant Search Pane steht, und wählen Sie die Option Alle Ordner aus, und klicken Sie dann auf OK.
Damit kehren Sie zum Fenster Optionen zurück. Klicken Sie erneut auf OK, um alle Einstellungen zu beenden.
Jetzt können Sie in Outlook 2007 automatisch in allen Ordnern suchen.

Veröffentlicht am Kategorien Outlook

Passwortschutz für ein USB-Flash-Laufwerk

Inzwischen sind Flash-Laufwerke nicht nur tragbar, sondern können auch eine Menge Daten speichern. Das macht sie ideal für Berufstätige, die ständig unterwegs sind.

Bevor Sie jedoch wertvolle Informationen auf Ihrem USB-Laufwerk speichern, sollten Sie lernen, wie Sie es sichern können. So können Sie Diebe daran hindern, den Inhalt Ihres Speichermediums zu stehlen.

Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Sie Ihr Flash-Laufwerk mit einem Kennwort schützen können.

Kennwortschutz mit BitLocker

Hinweis: BitLocker ist in Windows 10 Pro und Windows 10 Enterprise verfügbar.

Die einfachste Möglichkeit, Ihre Dateien zu schützen, besteht darin, ein Kennwort für das gesamte Flash-Laufwerk festzulegen. Windows 10 verfügt über eine integrierte Funktion namens BitLocker, die für diesen Zweck vorgesehen ist.

Schließen Sie Ihr Flash-Laufwerk an einen der USB-Anschlüsse Ihres Computers an. Öffnen Sie den Windows Explorer (Windows + E) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr USB-Laufwerk. Wählen Sie BitLocker einschalten. Jetzt werden Sie aufgefordert, Ihr Kennwort hinzuzufügen und zu bestätigen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm an, wie Sie Ihren Wiederherstellungsschlüssel erhalten möchten. Legen Sie Ihre Präferenz fest und klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Option Gesamte Festplatte verschlüsseln und gehen Sie zur nächsten Seite. Wählen Sie unter Wählen Sie den Verschlüsselungsmodus die Option Kompatibler Modus. Klicken Sie abschließend auf Verschlüsselung starten, um Ihr Flash-Laufwerk zu sichern.

Wechseln Sie anschließend in den Windows Explorer. Überprüfen Sie das Symbol für Ihr USB-Flash-Laufwerk. Es sollte nun ein Vorhängeschloss enthalten, um anzuzeigen, dass der Inhalt sicher ist. Wenn Sie auf das Symbol doppelklicken, werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben.

An dieser Stelle sollten Sie sich Ihr Kennwort merken.

Einzelne Dateien schützen

Wenn Sie ein Windows 10 Pro- oder Enterprise-Benutzer sind, können Sie BitLocker verwenden, um einzelne Dateien zu schützen. Windows Home-Benutzer haben jedoch nicht so viel Glück. Es gibt jedoch einige Umgehungsmöglichkeiten, um bestimmte Dateien auf Ihrem USB-Laufwerk zu schützen.

MS Office

Wenn Sie Microsoft Office verwenden, können Sie die darin integrierte Lösung zum Schutz von Daten nutzen. Öffnen Sie die Datei, der Sie ein Kennwort hinzufügen möchten. Gehen Sie zu Datei > Info. Wählen Sie unter Dokument schützen die Option Mit Kennwort verschlüsseln. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie es, bevor Sie auf OK klicken.

Jetzt müssen Benutzer ein Kennwort eingeben, bevor sie die Datei anzeigen können.

WinZIP

Für diesen Schritt müssen Sie WinZIP oder eine ähnliche Komprimierungssoftware installieren. Eine WinZIP-Datei wird üblicherweise zum Komprimieren von Ordnern verwendet. Dieses Programm (und andere ähnliche) verfügt jedoch über eine Option, mit der Benutzer verschlüsselten Dateien ein Kennwort hinzufügen können.

Das Komprimieren einer Datei und das Hinzufügen eines Kennworts ist ein unkomplizierter Vorgang. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu komprimierende Datei, wählen Sie Zum Archiv hinzufügen und aktivieren Sie die Option zum Festlegen eines Kennworts.

Software von Drittanbietern

Es gibt Drittanbieter, die Datenverschlüsselungslösungen für den Massenmarkt anbieten. Bei der Verwendung einer solchen Software müssen Sie vorsichtig sein. Stellen Sie sicher, dass Sie nur von vertrauenswürdigen Quellen und Unternehmen herunterladen.

Bonus: Hardware-Lösungen

Für diejenigen, die es mit der Verschlüsselung ernst meinen, gibt es hardwarebasierte Lösungen. Einige haben physische Tasten, mit denen Sie das Gerät entsperren können. Andere erfordern stattdessen Software.

Diese Art von USB kann jedoch teuer sein. Der Kauf von Geräten mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung kann für die meisten Benutzer ein Overkill sein, insbesondere wenn sie zu einem hohen Preis angeboten werden. Für hochsensible Dateien sind sie jedoch eine ausgezeichnete Wahl.

Veröffentlicht am Kategorien USB